Vom Großen ins Kleine

Im BWL-Studium haben wir diverse Problemlösungstechniken theoretisch durchgesprochen und versucht an konstruierten Beispielen zu erproben. Widmet man sich nun einem Thema aus der Praxis ist es nicht mehr so klar wie zu verfahren ist.

Grundsätzlich hilft es hier meist das Thema bzw. das Themenfeld genau zu erfassen. Worum geht es genau? Was ist das Ziel? Hier geht es darum, so viele Fragen wie möglich zu stellen und den Gesprächspartner zuzuhören, um den aktuellen Stand zu erfassen, Informationen zusammen zu tragen, Beteiligte zu erfragen. Wie ist die emotionale Lage und worum geht es im Grunde eigentlich? Hinter den meisten Frage- oder Aufgabenstellungen verbergen sich noch weitere Themen als die zu Beginn in den Vordergrund gestellten.

Zur Klärung hilft nach der Fragestunde meist, die erhaltenen Informationen zu visualisieren. Ich bin zunächst ein Freund von Papier, um es nach Aufnehmen von Ergänzungen zu digitalisieren, aber das kann jeder für sich entscheiden. Hervorragend geeignet, um ein Themenfeld zu erfassen und eine Aufgabe bzw. einen Auftrag zu klären, sind Mindmapping Tools.

Je nach Themen oder Fragestellung kann man sich ein Spinnennetz aus Informationssträngen erstellen, um es danach zu entwirren. Faden für Faden – einzelne Fäden sind auf Anhieb klar, andere müssen noch entwirrt werden. Erst wenn man sich jedem einzelnen Faden gewidmet hat, erhält man ein reines Spinnennetz. Einer meiner Lieblingsaussprüche im Job-Alltag ist: Komplexität reduzieren! Somit wäre meine Vorgehensweise immer zunächst das große Ganze zu erfassen, es in kleine Teile herunterzubrechen, um sie dann wieder zu einem komplexen klaren System zusammen fügen zu können und einer Beantwortung, Klärung oder Vorgehensweise nahe zu kommen.

Vom Großen ins Kleine

Toxische Reaktionen

Am Morgen bin ich im Magazin für Arbeit und Arbeitsrecht über den Begriff des “Toxic Employees” gestolpert. Dahinter verbirgt sich ein Mitarbeiter, der ihr Gift in der Organisation versprüht. So könnte es zumindest von Arbeitgeberseite aus beschrieben werden.

Den “Toxic Employee” findet man an anderer Stelle in schönstem Beratersprech auch als Low Performer wieder. Kurz und knapp sind somit mit den toxischen Employees wie auch den Niedrigleistern Menschen bzw. Mitarbeiter gemeint, die den allgemeinen Anforderungen an das Menschsein oder an eine durchschnittliche Arbeitskraft nicht genügen.

Wenn man dem Gedanken des die Organisation vergiftenden Mitarbeiters verfolgt, müsste man ein Gegengift entwickeln und dem Gift damit die Stirn bieten.

Im Arbeitsalltag – ganz gleich ob während eines Veränderungsprozesses oder im laufenden Geschehen – sind wir entweder selbst betroffen, sind Kollege im toxischen Raum oder Führungskraft/Berater, der/die nun ein Gegengift entwickeln soll. Aber warum eigentlich? Können wir nicht den Menschen so lassen wie er ist? Gewiss – in einem oder anderen Fall ist das möglich. Häufig haben jedoch “Toxic Employee”s Einfluss auf jeden einzelnen im Umfeld, so dass das Akzeptieren des Verhaltens sehr selten möglich ist. Möchte man sich nun in seiner jeweiligen Rolle dem Thema widmen, sollte man sich der Ursache des Problems nähern. Was könnte den “Toxic Employee” dazu bewegt haben, seine Rolle auszuüben? Sind es Erkrankungen, die vorliegen (z.B. Suchterkrankungen, andere psychische Erkrankungen, physische)? Fehlt es an Motivation, Wissen oder ist der Mensch schlicht und einfach faul? Gibt es andere Gründe?

Dann sollte man sich klar darüber werden und warum man den anderen nicht so annehmen kann wie er ist. Ist dies tatsächlich nicht möglich, gibt es Motive in einem, die eine Verhaltensveränderung zur Folge haben “müssen”?

Eine Handlungsempfehlung

  • Als Betroffener spüre ich vielleicht sogar selbst, dass “etwas nicht stimmt”. Unzufriedenheit, häufige Erkrankung, Motivationslosigkeit, Konflikte mit Kollegen und/oder Vorgesetzten häufen sich. Je nach Ursache kann ich das Gespräch mit meinem Vorgesetzten suchen, Ärzte aufsuchen, ggf. wenn vorhanden kompetente Ansprechpartner innerhalb meiner Organisation um Unterstützung bitten. Wenn ich mich unwohl fühle, habe ich zumeist drei Optionen: annehmen, dass es so ist und bleibt. Mit der Folge, dass dieses Reaktionen meiner Mitmenschen erzeugt. Als weitere Option kann ich versuchen meine Situation zu ändern, um zu erfahren, ob es mir besser gehen kann. Zuletzt besteht auch immer die Möglichkeit die Organisation bzw. das System, in der/ in dem ich mich befinde, zu verlassen. Meiner Erfahrung nach gibt es immer eine Wahl mit einer Situation umzugehen. Ich muss mich jedoch dafür entscheiden wie ich oder ob ich handeln möchte.
  • Als Kollege in einem “vergifteten Raum” steht man meist im Zwiespalt. Der Kollege leistet bereits seit Monaten nicht die üblich zu meisternde Arbeit, man übernimmt permanent auch noch seine Aufgaben. Man kommt nicht zur Ruhe, da die Kollegin den zehnten Wutanfall innerhalb weniger Wochen ausgelebt hat. Jedoch sieht man dabei vielleicht auch den leidenden Menschen und fühlt sich hilflos. Um mit sich im Reinen zu bleiben und Ruhe zu bewahren, ist es wichtig sich in solchen herausfordernden Phasen abzugrenzen. Nach der Arbeit die Themen am Arbeitsplatz belassen und eine klare Grenze zum Privatleben ziehen. Ein Kollege erzählte mir, dass er als Verabschiedungsritual immer das Schließen der Bürotür gelten lässt. Eine Fahrrad-Fahrt nach Hause könnte ein ähnliches Ritual sein. Sollten sich dennoch der ein oder andere Arbeitsgedanke ins Privatleben einschleichen, ist das auch in Ordnung: entweder er bekommt diesen Raum oder er darf im Hintergrund bleiben und später durchdacht werden. Ein freundliches “Stop” zu seinen eigenen Gedanken kann hier schon sehr hilfreich sein. Für den Arbeitsalltag kann die von oben bereits bekannte Formel hilfreich sein: annehmen – ändern – abhauen. Um nun seinen eigenen Büroalltag angenehmer im Umfeld von toxischen Kollegen zu gestalten, sollte man zunächst mit sich selbst klären, was stört und was verändert werden soll. Wenn man sich hierüber im klaren ist, kann man in den Dialog mit dem betroffenen Kollegen gehen und seine Wünsche und Bedürfnisse äußern. Sollte dieser Gesprächsversuch nicht fruchten und die eigene Arbeitssituation sich nicht verändern, kann man die einem vorgesetzte Ebene um Unterstützung bitten. Würde auch hiernach keine Verbesserung der eigenen Situation eintreten, stehen einem immer noch Option 1 und 3 zur Verfügung: den Versuch zu wagen die Situation anzunehmen oder das System zu verlassen.
  • Als Führungskraft steht man bezüglich “Toxic Employee”s vor einer besonderen Aufgabe. Möchte man seiner Führungsrolle gerecht werden, hat man unterschiedliche Interessen zu vertreten. Einerseits gibt es eine sogenannte Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, andererseits gibt es Interessen bzw. Ziele des Unternehmens, denen jeder einzelne, jedes Team, jede Abteilung, jeder Bereich nachkommen sollte und die Führungskraft ist hier mit viel Verantwortung ausgestattet. Was nun tun? Je nach Situation gibt es unterschiedliche Handlungsoptionen. Auch hier kann man wieder nach dem oben bekannten leicht abgewandelten Schema vorgehen: annehmen – ändern – ziehen lassen. In einer Fortbildung wurde mir empfohlen, Mitarbeiter, die durch ausreichend schlechte Leistung aus einem Team herausstechen, zu ignorieren so weit es geht und sich den übrigen Teammitgliedern zu widmen und diese zu stärken. In manchen Fällen mag dieses Sinn machen, so lange das Team dies tragen kann und will und die Arbeitsleistung in Summe die Organisationsziele erreichen lässt. Grenzen der Duldung gibt es jedoch meiner Meinung nach, wenn gesundheitliche Beeinträchtigungen, Mobbing oder ähnliches zu erkennen sind. Zu prüfen ist in der jeweiligen Situation, ob man durch enge Aufgabenverteilung und Kontrolle der dazugehörigen Arbeitsergebnisse in eine praktische Überprüfung der Arbeitsleistung kommen kann. Wenn die Ergebnisse nicht ausreichend sind, kann die Option sein, den Mitarbeiter zum Verlassen des Teams und der Organisation zu bewegen. Fragen, derer man sich ebenso annehmen kann, sind folgende: Ist die Teamzusammensetzung zu verändern, um bessere Ergebnisse in Summe zu erreichen? Ist der Anspruch, sind die Ziele für das Team in Summe zu hoch? Sind die Mitarbeiter mit ausreichend Wissen ausgestattet. Als Vorgesetzter sollte man sich nicht scheuen, bei zu erkennenden (gesundheitlichen) Einschränkungen den/in Mitarbeiter/in darauf anzusprechen und zu erfragen, wie sich die Situation der Person aus eigener Perspektive darstellt, ob bereits Maßnahmen zur Verbesserung/Genesung eingeleitet wurden, welche Unterstützung durch den Arbeitgeber möglich und gewünscht ist und vor allem, warum einem dies wichtig ist. Im Dialog ist es wichtig zu erklären, welche Änderung man sich wünscht und welche Konsequenz eintreten wird, wenn diese nicht eintritt bzw. nicht eintreten kann.

In den beschriebenen Situation und nicht abschließenden Ausführungen sollte deutlich werden, dass als Gegengift zu toxischem Verhalten meist Worte und Gespräche – wertschätzend, empathisch und mit Respekt genutzt und ausgeführt – taugen.

Toxische Reaktionen

Sortier mich!

In jeder Tätigkeit, die ich bisher begonnen habe, kam recht spontan das Bedürfnis nach “Chaos ordnen” auf. Fragen wie, was machen wir hier eigentlich, wer ist für was zuständig, warum macht man das so, geht das auch nicht ganz anders kommen mir intuitiv auf. Das führte interessanterweise über die letzten Jahre zu einer Leidenschaft Arbeitsprozesse definieren und optimieren zu wollen. Arbeitsprozesse und vor allem die Menschen, die diese ausführen in ihren unterschiedlichen Rollen, Funktionen und Positionen machen Organisationen aus. Auf unterschiedlichen Ebenen Beiträge dazu zu leisten und damit eine Organisation in kleinen Schritten voranzubringen, kann sehr viel Freude bringen.

Wenn ich nun in eine neue Tätigkeit einsteige, eine Aufgabe/neue Position mit oder ohne Führungsverantwortung übernehme, beratend tätig werden, einen Auftrag klären möchte oder Mensch in einem sich verändernden System bin, kann ich zur Klärung mir, meinen Vorgesetzten, Auftraggebern oder Kollegen folgende Fragen stellen:

Rollenverständnis:

  1. wie lautet meine Rolle?
  2. welche Aufgaben habe ich
    • in der nächsten Woche?
    • im nächsten Monat?
    • im nächsten Jahr?

Schnittstellen:

  1. wo gibt es wann welche Schnittstellen innerhalb des Teams?
  2. in welcher Form gibt es wann bzw. wie häufig regelmäßigen Info-Austausch?
  3. wie lautet die Aufgabenteilung zwischen den Teams?

Information/Kommunikation:

  1. wie findet Meta-Ebenen-Austausch statt (wie arbeiten wir, was können wir verbessern?)
  2. wann/wie findet Austausch auf der Arbeitsebene statt (schriftlich, persönlich, einzelnd, innerhalb der Gruppe)?

Leitlinien des Miteinanders:

Im Miteinander werden häufig Wünsche laut, die in unser Wertesystem passen bzw. stimmig zu unserem Reifegrad als Mitarbeiter/in sind. Neben der Optimierung der Arbeitsabläufe sollte man diese sogenannten weichen Faktoren berücksichtigen, um nachhaltige Teamentwicklung zu betreiben.

z.B. konstruktive Besprechungen und konstruktiv Kritik äußern, Feedback geben und in Empfang nehmen, ausreden lassen, Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit im Handeln, Pünktlichkeit

Natürlich gehen wir davon aus, dass auf solche Fragen auch entsprechende Antworten gegeben werden können. Je nach Situation der jeweiligen Organisation stehen diese möglicherweise fest. Sie können dem Rahmen einer Tätigkeit entsprechen und werden mit der Einarbeitung oder Auftragsdefinition mit gegeben. In einigen Organisationen habe ich jedoch die Erfahrung machen dürfen, dass erst noch Antworten gemeinsam im Team, durch die vorgesetzte Rolle oder Berater entwickelt werden müssen.

Sortier mich!