Vom Großen ins Kleine

Im BWL-Studium haben wir diverse Problemlösungstechniken theoretisch durchgesprochen und versucht an konstruierten Beispielen zu erproben. Widmet man sich nun einem Thema aus der Praxis ist es nicht mehr so klar wie zu verfahren ist.

Grundsätzlich hilft es hier meist das Thema bzw. das Themenfeld genau zu erfassen. Worum geht es genau? Was ist das Ziel? Hier geht es darum, so viele Fragen wie möglich zu stellen und den Gesprächspartner zuzuhören, um den aktuellen Stand zu erfassen, Informationen zusammen zu tragen, Beteiligte zu erfragen. Wie ist die emotionale Lage und worum geht es im Grunde eigentlich? Hinter den meisten Frage- oder Aufgabenstellungen verbergen sich noch weitere Themen als die zu Beginn in den Vordergrund gestellten.

Zur Klärung hilft nach der Fragestunde meist, die erhaltenen Informationen zu visualisieren. Ich bin zunächst ein Freund von Papier, um es nach Aufnehmen von Ergänzungen zu digitalisieren, aber das kann jeder für sich entscheiden. Hervorragend geeignet, um ein Themenfeld zu erfassen und eine Aufgabe bzw. einen Auftrag zu klären, sind Mindmapping Tools.

Je nach Themen oder Fragestellung kann man sich ein Spinnennetz aus Informationssträngen erstellen, um es danach zu entwirren. Faden für Faden – einzelne Fäden sind auf Anhieb klar, andere müssen noch entwirrt werden. Erst wenn man sich jedem einzelnen Faden gewidmet hat, erhält man ein reines Spinnennetz. Einer meiner Lieblingsaussprüche im Job-Alltag ist: Komplexität reduzieren! Somit wäre meine Vorgehensweise immer zunächst das große Ganze zu erfassen, es in kleine Teile herunterzubrechen, um sie dann wieder zu einem komplexen klaren System zusammen fügen zu können und einer Beantwortung, Klärung oder Vorgehensweise nahe zu kommen.

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Vom Großen ins Kleine

Sortier mich!

In jeder Tätigkeit, die ich bisher begonnen habe, kam recht spontan das Bedürfnis nach “Chaos ordnen” auf. Fragen wie, was machen wir hier eigentlich, wer ist für was zuständig, warum macht man das so, geht das auch nicht ganz anders kommen mir intuitiv auf. Das führte interessanterweise über die letzten Jahre zu einer Leidenschaft Arbeitsprozesse definieren und optimieren zu wollen. Arbeitsprozesse und vor allem die Menschen, die diese ausführen in ihren unterschiedlichen Rollen, Funktionen und Positionen machen Organisationen aus. Auf unterschiedlichen Ebenen Beiträge dazu zu leisten und damit eine Organisation in kleinen Schritten voranzubringen, kann sehr viel Freude bringen.

Wenn ich nun in eine neue Tätigkeit einsteige, eine Aufgabe/neue Position mit oder ohne Führungsverantwortung übernehme, beratend tätig werden, einen Auftrag klären möchte oder Mensch in einem sich verändernden System bin, kann ich zur Klärung mir, meinen Vorgesetzten, Auftraggebern oder Kollegen folgende Fragen stellen:

Rollenverständnis:

  1. wie lautet meine Rolle?
  2. welche Aufgaben habe ich
    • in der nächsten Woche?
    • im nächsten Monat?
    • im nächsten Jahr?

Schnittstellen:

  1. wo gibt es wann welche Schnittstellen innerhalb des Teams?
  2. in welcher Form gibt es wann bzw. wie häufig regelmäßigen Info-Austausch?
  3. wie lautet die Aufgabenteilung zwischen den Teams?

Information/Kommunikation:

  1. wie findet Meta-Ebenen-Austausch statt (wie arbeiten wir, was können wir verbessern?)
  2. wann/wie findet Austausch auf der Arbeitsebene statt (schriftlich, persönlich, einzelnd, innerhalb der Gruppe)?

Leitlinien des Miteinanders:

Im Miteinander werden häufig Wünsche laut, die in unser Wertesystem passen bzw. stimmig zu unserem Reifegrad als Mitarbeiter/in sind. Neben der Optimierung der Arbeitsabläufe sollte man diese sogenannten weichen Faktoren berücksichtigen, um nachhaltige Teamentwicklung zu betreiben.

z.B. konstruktive Besprechungen und konstruktiv Kritik äußern, Feedback geben und in Empfang nehmen, ausreden lassen, Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit im Handeln, Pünktlichkeit

Natürlich gehen wir davon aus, dass auf solche Fragen auch entsprechende Antworten gegeben werden können. Je nach Situation der jeweiligen Organisation stehen diese möglicherweise fest. Sie können dem Rahmen einer Tätigkeit entsprechen und werden mit der Einarbeitung oder Auftragsdefinition mit gegeben. In einigen Organisationen habe ich jedoch die Erfahrung machen dürfen, dass erst noch Antworten gemeinsam im Team, durch die vorgesetzte Rolle oder Berater entwickelt werden müssen.

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